E-Defter, işletmelerin tutmak zorunda olduğu yasal defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, imzalanması ve saklanması uygulamasıdır. Kâğıt defterin yerine geçer ve aynı hukuki geçerliliğe sahiptir.
Hangi defterler e-Defter olur?
E-Defter uygulaması temel olarak şu defterleri kapsar:
- Yevmiye defteri: İşlemlerin tarih sırasıyla kaydedildiği defter
- Defteri kebir (büyük defter): Hesaplara göre toplanmış kayıtların defteri
Kimlerin e-Defter tutmak zorunda olduğu GİB tebliğleriyle belirlenir. Zorunlu olmayanlar da isteğe bağlı olarak geçebilir.
Berat nedir?
E-Defter'de her dönem için defterler elektronik dosya olarak hazırlanır, mali mühür veya e-imza ile imzalanır ve GİB'e iletilir. GİB, dosyaları kontrol eder ve onayladığında berat adı verilen onay belgesini üretir. Beratlı defter, yasal olarak onaylanmış sayılır. Kâğıt defterde noter tasdiki ve kapanış tasdiki gibi işlemlerin yerini bu elektronik akış alır.
Süreç nasıl işler?
- Muhasebe programında kayıtlar tutulur.
- Dönem sonunda yevmiye ve kebir defterleri e-Defter formatında oluşturulur.
- Dosyalar imzalanır ve GİB'e yüklenir.
- GİB berat dosyasını üretir.
- Defterler ve beratlar yasal süre boyunca saklanır.
Dönemlere ve yükleme sürelerine ilişkin düzenlemeler GİB duyurularında belirtilir. Süreleri kaçırmak ceza riski doğurabilir; bu nedenle takvimi önceden planlayın.
Avantajları
- Kâğıt, baskı, cilt ve noter gideri yoktur.
- Defterlere erişim ve denetim süreci hızlanır.
- Arşiv için fiziksel alan gerekmez.
- Muhasebe verileri standart bir yapıda tutulur.
Dikkat edilecekler
- Mali mühür veya e-imza süresinin yükleme günlerinde geçerli olduğundan emin olun. Bkz. mali mühür nedir.
- Hesap planı ve fişlerdeki tutarsızlıklar berat sürecinde hataya yol açar. Dönem kapanışından önce kontrol yapın.
- Defterleri ve beratları güvenli ortamda saklayın. Ayrıntılar için e-saklama yazımıza bakın.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Mevzuat değişebilir; güncel süreleri mali müşavirinizle teyit edin.
